Poslovna domena danas je puno više od adrese web stranice. Ista domena može biti povezana s web hostingom, poslovnim emailom, kontaktnim obrascima, newsletter platformom i drugim servisima koje tvrtka koristi.
Svaki od tih sustava zasebno može biti pravilno postavljen, ali problemi često nastaju upravo na mjestima na kojima se međusobno susreću.
Promjena DNS zapisa zbog nove web stranice može utjecati na poslovni email. Uvođenje newsletter platforme donosi novi servis koji šalje poruke povezane s domenom. Kontaktni obrazac na WordPress stranici također mora imati pouzdan način slanja poruka.
Zbog toga poslovnu domenu ne treba promatrati samo kao adresu web stranice, nego kao zajedničku tehničku osnovu više poslovnih servisa.
Jedna domena, više različitih sustava
Uzmimo kao primjer tvrtku koja koristi domenu tvrtka.hr.
Na istoj domeni može imati web stranicu www.tvrtka.hr, poslovne adrese poput [email protected], kontaktne obrasce na WordPress stranici i Brevo za slanje newslettera.
Iako korisnik sve to doživljava kao zasebne usluge, u pozadini se više njih oslanja na DNS konfiguraciju iste domene.
Web stranici potrebni su zapisi koji posjetitelje usmjeravaju prema web poslužitelju. Poslovni email koristi DNS za usmjeravanje i autentifikaciju emaila, a newsletter platforma također mora dokazati da smije slati poruke povezane s poslovnom domenom.
Ako želite detaljnije razumjeti što je DNS i čemu služe njegovi pojedini zapisi, više o tome možete pročitati u našem vodiču Što je DNS i kako utječe na učitavanje stranice.
Prvi sustav: web stranica
Kod većine tvrtki domena se prvo povezuje s web stranicom. Kada korisnik upiše www.tvrtka.hr, DNS ga usmjerava prema poslužitelju na kojem se stranica nalazi.
Web stranica pritom često nije samo sadržaj koji posjetitelj pregledava. Kontaktni obrasci, web trgovina, registracija korisnika ili resetiranje lozinke mogu generirati poruke koje također treba pouzdano dostaviti.
WordPress se može oslanjati na funkciju slanja pošte dostupnu na web poslužitelju, ali za poslovnu web stranicu često je bolje koristiti zaseban servis za slanje transakcijskih poruka.
Zašto poruke s web stranice ne stižu
WordPress prema zadanim postavkama koristi PHP funkciju mail(), pa poruka odlazi s web poslužitelja, a kao pošiljatelj stoji adresa na poslovnoj domeni. Taj poslužitelj u pravilu nije naveden u SPF zapisu te domene, pa provjera pošiljatelja padne. Ako domena uz to ima strožu DMARC politiku, poslužitelj primatelja takvu poruku odbije ili je smjesti u neželjenu poštu. Dio davatelja hostinga takve poruke propušta kroz vlastiti ovjereni poslužitelj i tada provjera prolazi, no na to se ne može računati bez provjere.
Najnezgodniji dio te situacije je što se ne vidi. Obrazac na stranici javit će posjetitelju da je poruka poslana, jer je web poslužitelj poruku uredno primio na prosljeđivanje. Je li ona igdje stigla, stranica ne zna i ne provjerava. Tvrtka tako može mjesecima gubiti upite bez ijednog znaka da nešto ne radi, sve dok se netko ne javi telefonom i usput spomene da je već pisao preko obrasca.
Kod web trgovina ulog je veći. Potvrda narudžbe, obavijest o slanju i poruka za ponovno postavljanje lozinke idu istim putem kao i poruka iz kontaktnog obrasca. Kupac koji nakon plaćanja ne dobije potvrdu pretpostavit će da narudžba nije prošla, pa će nazvati, naručiti ponovno ili zatražiti povrat novca. Te poruke nitko ne pregledava jer se šalju same, pa problem ostaje neprimijećen dulje nego kod obrasca.
Jedan od servisa za slanje transakcijskih poruka je Brevo. Kako povezati WordPress s takvim servisom detaljnije smo pokazali u vodiču Što je SMTP i kako ga postaviti.
Kod kontaktnih obrazaca važno je i pravilno postaviti pošiljatelja. Ako posjetitelj upiše [email protected], web stranica ne bi trebala slati poruku kao da je ona [email protected].
Umjesto toga može koristiti:
From: [email protected]
Reply-To: [email protected]Tako poruku šalje domena koju tvrtka kontrolira, dok odgovor zaposlenika i dalje može biti usmjeren stvarnom posjetitelju.
Drugi sustav: poslovni email na Microsoftu 365
Nakon web stranice dolazimo do drugog važnog servisa povezanog s poslovnom domenom, poslovnog emaila.
Tvrtka može koristiti Microsoft 365 i zaposlenicima omogućiti poslovne adrese poput [email protected].
Web stranica i poslovni email tada koriste istu domenu, ali se mogu nalaziti na potpuno različitim sustavima. Web može biti na jednom hostingu, dok poslovni email obrađuje Microsoftova infrastruktura.
Stručni dio vezan uz Microsoft 365 i autentifikaciju poslovnog emaila pripremljen je u suradnji s Ivorom Macanom iz tvrtke Imnet d.o.o.
Povezivanje domene s Microsoftom 365 ne svodi se samo na otvaranje korisničkog računa i dodavanje email adrese.
Potrebno je konfigurirati DNS zapise kojima se određuje kamo se dostavlja poslovni email i na koji se način provjerava autentičnost poruka koje tvrtka šalje.
Uz MX zapis, koji određuje kamo se dostavlja dolazna pošta, važnu ulogu imaju SPF, DKIM i DMARC.
Pojednostavljeno:
- SPF definira ovlaštene izvore slanja
- DKIM kriptografski potpisuje poruke
- DMARC provjerava usklađenost autentifikacije i definira politiku postupanja
Tvrtkama koje žele prijeći s emaila na web hostingu ili besplatnih email adresa na profesionalno poslovno okruženje, Imnet pruža implementaciju Microsoft 365 poslovnog emaila, uključujući konfiguraciju domene, korisničkih računa i sigurnosnih postavki.
Ovdje je važna još jedna stvar: dodavanje novog servisa ne znači da treba naslijepo dodavati ili zamjenjivati postojeće DNS zapise.
Domena treba imati jedan SPF zapis i jednu DMARC politiku, dok različiti servisi mogu koristiti vlastite DKIM selektore. Zato prije svake izmjene treba znati što već postoji i kojem sustavu pojedini zapis pripada.
Treći sustav: newsletter
Nakon web stranice i poslovnog emaila tvrtka može poželjeti slati promotivne poruke svojim korisnicima.
Za takvu komunikaciju koristi se specijalizirana newsletter platforma poput Breva, umjesto slanja velikog broja marketinških poruka iz poslovnog mailboxa.
Time na domenu dolazi još jedan servis za slanje emaila.
Newsletter platforma mora autentificirati poslovnu domenu, zbog čega je tijekom povezivanja potrebno postaviti DNS zapise koje servis zahtijeva za konkretnu konfiguraciju.
Međutim, sada više ne radimo s praznom DNS zonom. Na domeni već mogu postojati zapisi za:
- web stranicu i hosting
- Microsoft 365
- SPF, DKIM i DMARC
- druge poslovne servise
Zato se prije dodavanja newsletter platforme provjerava postojeća konfiguracija i tek se zatim novi servis pravilno uklapa u nju.
Tri sustava, tri različite namjene
Sada možemo jasnije vidjeti cijelu strukturu.
WordPress može generirati automatizirane poruke za posjetitelje i korisnike.
Microsoft 365 koristi se za svakodnevnu poslovnu komunikaciju zaposlenika.
Brevo može slati newsletter kampanje i transakcijske poruke.
To su različite namjene i ne moraju koristiti isti tehnički put za slanje.
Cilj nije da sve šalje email na isti način, nego da svaki sustav ima jasno definiranu ulogu i pravilno postavljenu autentifikaciju.
Što se događa kada promijenimo web hosting?
Upravo kod promjene hostinga najbolje se vidi zašto je važno razumjeti cijelu konfiguraciju domene.
Pretpostavimo da tvrtka nakon nekoliko godina izrađuje novu web stranicu i seli je drugom pružatelju hostinga.
Ako se promijene samo DNS zapisi koji usmjeravaju web promet, ostali servisi mogu ostati nepromijenjeni.
Problem može nastati kada se promijene nameserveri cijele domene.
Na postojećim nameserverima mogu se nalaziti MX zapisi za Microsoft 365, SPF, DKIM, DMARC, zapisi newsletter platforme i verifikacijski zapisi drugih servisa.
Ako se na nove nameservere prenesu samo zapisi potrebni za web stranicu, može se dogoditi da nova web stranica radi, ali da poslovni email ili neki drugi servis više ne radi.
Problem nije u novoj web stranici ni Microsoftu 365. Prilikom premještanja DNS zone jednostavno nisu preneseni svi potrebni zapisi.
Zato prije promjene nameservera treba pregledati postojeću DNS zonu i utvrditi čemu pojedini zapis služi.
Tko bi trebao upravljati DNS-om?
Ne postoji pravilo prema kojem DNS mora održavati web developer, hosting tvrtka ili IT administrator.
Važnije je da postoji jasna odgovornost i komunikacija.
Web developer zna koje zapise zahtijevaju web stranica, hosting i povezani web servisi. Microsoft 365 administrator zna kako je postavljen poslovni email. Newsletter platforma definira zapise potrebne za vlastitu autentifikaciju.
Problem nastaje kada jedna strana promijeni konfiguraciju bez informacije o sustavima koje koriste ostali.
Zato dobro pravilo nije „DNS se ne smije dirati”, nego:
Prije promjene DNS-a treba razumjeti postojeću konfiguraciju i provjeriti kako će izmjena utjecati na ostale servise.
Sve ne mora biti kod istog pružatelja
Dobro povezano poslovno okruženje ne znači da jedna tvrtka mora pružati sve usluge.
Sasvim je normalno koristiti WordPress za web stranicu, Microsoft 365 za poslovni email i produktivnost te Brevo za newsletter i transakcijske poruke.
Web developer i IT administrator rade na različitim sustavima, ali njihove se odgovornosti na pojedinim mjestima susreću. DNS je jedan od najboljih primjera.
Kada postoji koordinacija, svaki stručnjak može upravljati svojim područjem bez negativnog utjecaja na ostale servise.
Zaključak
Poslovna domena često započinje kao adresa web stranice, ali s razvojem poslovanja na nju se povezuje sve više servisa.
Prvo web. Zatim poslovni email. Kasnije newsletter i drugi poslovni sustavi.
Svaki novi servis donosi vlastite zahtjeve, ali ulazi u okruženje u kojem nešto već postoji. Zato se promjene DNS konfiguracije ne bi trebale raditi izolirano.
Dobro povezano poslovno okruženje nije ono u kojem sve usluge pruža ista tvrtka, nego ono u kojem svaki sustav ima jasno definiranu ulogu, odgovornost i pravilno konfiguriranu povezanost s ostalim servisima.
Podijelite objavu!
